Jahresende – die Zeit für Mitarbeiter-Feedback-Gespräche

Das Jahresende ist nicht mehr allzuweit entfernt und das ist die Zeit in der in vielen Firmen wieder die Mitarbeitergespräche anstehen. Egal wie man persönlich dazu stehen mag in gut geführten Organisationen gehört das Mitarbeiter-Feedback-Gespräch (manchmal ist die Bezeichnung auch anders) zu den wichtigsten Instrumenten, die Zielerreichung des vergangenen Geschäftsjahres mit dem Mitarbeiter zu besprechen.

Eine gute Vorbereitung gehört hier zum guten Ton. Nicht nur für die Führungskraft, auch der Mitarbeiter soll sich Gedanken machen, wo er steht. Und das hoffentlich nicht nur jetzt sondern eigentlich schon das ganze Jahr über.

Es lohnt sicher, wenn man als Basis die zum Jahresanfang vereinbarten Ziele nochmal durchgeht und schaut, wie weit jedes einzelne erreicht wurde. Auch die Argumente, die zu der Einschätzung führen sind jetzt interessant. Letztere können vielleicht auch durch Zahlen und Fakten unterstützt werden – das ist überhaupt der Idealzustand.

Für die Führungskraft ist nun wichtig, sich Gedanken zu machen, wer wie bewertet werden soll – gemessen an den vereinbarten Zielen.

Gut vorbereitet kann es nun ins Gespräch gehen.

Ideal ist wenn das Gespräch in etwa der folgenden Struktur folgt:

  • Ziel und Zeitrahmen für das Gespräch abstecken
  • Vereinbarte Ziele als Basis für die Beurteilung gemeinsam durchgehen
  • Den Mitarbeiter zuerst seine Einschätzung der Zielerreichung darlegen lassen
  • Abweichende Ansichten im Anschluss klären

Einige Tipps:

  • Während des Gesprächs für eine positive Atmosphäre sorgen. Das Feedback immer am Verhalten des Mitarbeiters nicht an den vermeintlichen Charaktereigenschaften festmachen.
  • Wenn es zu eklatant unterschiedlichen Ansichten während des Gespräches kommt diese offen ansprechen und die Begründung am beobachtbaren Verhalten des Mitarbeiters festmachen
  • Wenn der Mitarbeiter „neue“ bzw. übersehene Fakten auf den Tisch legt, die ein Revidieren der Beurteilung rechtfertigen könnten, Bedenkzeit erbeten und die Entscheidung darüber vertagen.

Metaphern

Metapher (griechisch „Übertragung“) ist in Ihrem Ursprung eine rhetorische Figur, die bereits von Aristoteles eingesetzt wurde.

Heute ist es üblich Metaphern in vielerlei Kontexten einzusetzten. Kürzlich bin ich im beruflichen Kontext in gleich drei Fällen mit der „Schiffs-Metapher“ in Berührung gekommen. In jedem einzelnen Fall wurde die Führung eines Schiffes als Analogie zur Führung eines Projektes, einer Firma oder einer Organisationseinheit verwendet.

Zum Zweck einen trockenen Inhalt zu transportieren oder Zusammenhänge zu veranschaulichen ist das ein valides Mittel.

Man muss sich bei der Verwendung aber auch bewusst sein dass, Metaphern aber auch Grenzen haben. Nicht jeder Zusammenhang eines Themengebietes ist in einen anderen übertragbar.

Was auf einem Schiff dienlich sein kann (z.B.: der Kapitän verlässt als letzter das sinkende Schiff) kann ein Unternehmen evtl. ruinieren wenn in der Unternehmensführung das Problem liegt.

Exploratives vs. analytisches Vorgenen

Was ist besser? Die Frage ist sehr ungenau. Es muss heissen: In welcher Situation ist welches Vorgehen besser? Und jetzt muss ich noch ein wenig ausholen.

Ich hatte heute eine interessante Diskussion über dieses Thema. Eigentlich war es nicht diese Thema über das diskutiert wurde. Diskutiert wurde vordergründig über das richtige Vorgehen Veränderungen in der Organisation herbeizuführen.

Und da sind wir schon bei der ursprünglichen Frage weil es da eine Fraktion gab, die sagt: Implementieren wir mal ein paar Veränderungen und adaptieren diese nach Bedarf, wenn andere dazukommen. Und da waren die anderen, wie meinen: Lass uns das ganze verstehen und durchschauen, dann können wir die gesamte Veränderung sauber aufsetzen.

Hm … Veränderung bringt Unsicherheit – das liegt in der Natur des Menschen.

Was ist zu tun, wenn Veränderungen in einer Organisation anstehen, diese aber nicht in grossem Stil umgesetzt werden können, weil die laufenden Aktivitäten dann temporär eingefroren werden müssten genau das aber vom Geschäftsumfeld unterstützt wird?

Hier kann nur eine schleichende Veränderung vorgenommen werden. Das ist natürlich ein Kompromiss zwischen dem Bedarf schnell etwas zu Ändern und der Notwendigkeit laufende Aktivitäten nicht negativ zu beeinflussen. Konkret meine ich damit eine Veränderung die Stück für Stück gemacht wird und da begonnen wird, wo initial der meiste Nutzen generiert wird.

Verglichen mit dem analytischen Vorgehen und das der Totalimplementierung der notwendigen Veränderungen ist der Nutzen am Anfang geringer. Der Vorteil ist jedoch, dass ein kleiner Nutzen früher generiert wird und dieser Vorteil genutzt werden kann, um Ressourcen für die Implementierung der nächsten Schritte freizuspielen.

Der Kritiker wird nun sagen: Es wird aber auch unnötiger Aufwand generiert, das sicher Adaptierungen notwendig sind. Die könnte man durch gedankliche Vorwegnahmeder Probleme umgehen.

Wäre die Welt statisch könnte ich das Argument unterstützen. Ich sage die Umwelten ändern sich permanent und das ich mir heute Ausdenke und Sinn macht ist in 2 Wochen eventuell schon überholt.

Ja ich bekenne mich zur Exploration … man muss ja auch was tun, dass was weitergeht … jetzt.

Wieviel Vertrauen is gesund?

Ich handle grundsätzlich nach dem Prinzip, dass ich im Umagng mit Personen, diesen zunächst einmal einen Vertrauensvorschuss gebe. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass dies meist dazu führt, schneller und leichter in einen Modus der gegenseitigen Wertschätzung zu kommen – das erleichtert die Zusammenarbeit.

Wieviel diese Vertrauens ist nun gesund?

Ich denke da gibt es keine simple Formel. Gut ist, sich anzusehen, ob das Vertrauen auch gerechtfertigt ist/war, indem man überprüft, ob das entgegengebrachte Vertrauen auch gerechtfertigt war oder diese lediglich ausgenutzt wird.

Im letzteren Falle ist es sinnvoll den Vertrauensbruch offen anzusprechen und der Person, die diesen begangen hat deutlich zu sagen, dass für neuerliches Vertrauen Arbeit von Ihr erforderlich ist. Das Vertauen muss dann verdient werden.

Im Kontext der Führung ist es für die Führungskraft wichtig dem Mitarbeiter deutlich zu sagen in welcher Weise das Vertrauen „beschädigt“ ist und wie das Vertrauen zurückerlangt werden kann. Die Erwartungen offen auszusprechen, die damit verknüpft sind ist sicherlich kein Fehler.