Agieren vs. Reagieren

Um ein Unternehmen oder eine Organisationseinheit fit für die Zukunft zu machen ist es als Führungskraft notwendig heute das Fundament zu legen, damit die zukünftigen Herausforderungen gemeistert werden können.

Agieren ist gefordert, um blindes Reagieren auf ungeplante Ereignisse in der Zukunft auf ein Minimum zu beschränken.

Was ist mit Agieren also gemeint?

Überspitzt formuliert ist es die zielgerichtete Reaktion auf den Unterschied zwischen einem aktuellen  Zustand und einem anstrebenswerten zukünftigen Zustand um letzteren zu erreichen.

Um in der Lage zu sein Agieren zu können, ist es daher notwendig sich aktiv mit der Zukunft zu beschäftigen und nicht darauf zu warten, dass sie eintritt. Das ist natürlich mit einem gewissen Grad an Unsicherheit verbunden, da die Zukunft nicht 100%ig vorhersagbar ist, was eine Führungskraft jedoch nicht davon abhalten sollte zu agieren.

Also: Jetzt agieren, statt dann später reagieren.

Über die Kunst die richtigen Fragen zu stellen

Ich beobachte oft Diskussionen, Debatten oder einfach nur Gespräche welche wesentlich effizienter verlaufen könnten, wenn die Gesprächspartner die richtigen oder anders gesagt die entscheidenden Fragen stellen würden.

Welche sind das?

Ganz allgemein gesagt, jene Fragen, die neue Information zu Tage fördern, die in Bezug auf die Erreichung des Gesprächszieles entscheidend ist.

Wie schafft man das?

Nicht von den Worten ablenken lassen. Das Ziel im Auge behalten. Definieren, welche Information man benötigt – welche nicht. Suggestivfragen vermeiden. Unstimmigkeiten in Aussagen hinterfragen. Üben – am besten täglich. Eine entspannte Grundhaltung einnehmen. Reflektieren und lernen. Sich auch „unangenehme“ Fragen gestatten – es sind ja meist nicht die Fragen, die unangenehm sind, sondern die Information, die durch die Beantwortung preisgegeben wird.

Blinde Flecken

In der Psychologie gibt es den Begriff der „blinden Flecken“. Diese stellen jene Bereich der Wahrnehmung der eigenen Verhaltensweisen dar, die selbst nicht erkannt werden, von anderen jedoch eindeutig erkannt werden.

Das Problem mit diesen blinden Flecken ist nun, dass es nicht ganz einfach ist, diese durch Feedback zu verkleinern. Das kann viele Gründe haben. Pauschal gesagt erfüllen diese blinden Flecken eine Funktion, die im Laufe der Geschichte einer Person Sinn gemacht hat, oder immer noch Sinn macht.

Erkenne ich bei einer Person Verhaltensweisen, die der Person nicht bewusst sind und wirken sich diese in einer nicht zweckdienlichen Weise aus so gibt es Handlungsbedarf. Der blinde Fleck muss verkleinert werden.

Wie kann man das als Führungskraft herbeiführen?

Die geradlinigen unter uns sprechen das mal direkt an – hoffentlich in Form eines gut strukturierten Feedbacks (also spezifisch am Verhalten festgemacht). In manchen Fällen ist damit alles erledigt. Die geführte Person erhält neue Erkenntnisse und lernt daraus.

Schwieriger wird es, wenn die Person, nicht akzeptiert, dass sie einen blinden Fleck hat und auf  aktive oder (schlimmer) passive „Abwehr“ schaltet.

Ist das Verhalten der Personen nicht akzeptabel müssen in jeden Fall klare Worte gesprochen werden. Die Führungskraft muss deutlich machen, welches Verhalten gewünscht oder zweckdienlich ist.

Ob dann eine Veränderung eintritt und wie, das ist individuell unterschiedlich. Mehr gibt es dazu jetzt nicht zu sagen.

Besprechungen, Besprechungen, Besprechungen …

Als Führungskraft ist man in vielen Besprechungen involviert. Oft sind diese jedoch ineffizient und führen zu unzufriedenstellenden Ergebnissen.

Woran liegt das?

Die Ursachen sind sicher unterschiedlich. Schlechte Vorbereitung, nicht die richtigen Personen involviert, das Ziel der Besprechung nicht kommuniziert oder schlicht das verzetteln während der Besprechung können Gründe für schlecht laufende Besprechungen sein.

Generell hilft es bei der Einladung einige Punkte zu bedenken.

  • Benötige ich eine Besprechung, oder funktioniert ein anderes Kommunikationsmedium auch?
  • Habe ich die richtigen Leute eingeladen (Know-How, Entscheidungskompetenz)?
  • Was ist das Ziel der Besprechung
  • Wie viel Zeit ist notwendig
  • Was wird als Vorbereitung vorausgesetzt?

Ist man sich über diese Dinge im Klaren, dann ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Besprechung das Ziel nicht erreicht. Die beteiligten Personen wissen was von ihnen erwartet wird und werden es dem Organisator danken, wenn durch gute Vorbereitung aller Beteiligten die Zeit in der Besprechung optimal genutzt wird.

Vision und Mission

Ich bin vor ein paar Tagen mit einem Kollegen (auch Führungskraft) zusammengesessen und habe mir für die Beauftragung unserer Teams ein Vision- und Mission-Statement überlegt.

Ich fand die Erfahrung sehr spannend. Es ging dabei schließlich nicht um weniger als die Definition einer attraktiven Zukunft. Es ging um die Frage, was man in dieser Zukunft erreicht haben will. Das erforderte die Auseinandersetzung mit der Zukunft und wie diese gestaltet sein soll. Und das ganze sollte ein einfachen prägnanten Worten festgehalten werden. Und dann hatten wir erst das Vision-Statement.

Im nächsten Schritt ging es um die Definition der Mission. Hier waren wir schon auf einer operativen Ebene, die erforderte Werte und Verhalten zu definieren, die es ermöglichen die Vision zu erreichen. Wir definierten damit das Selbstverständnis, mit dem die Vision erreicht werden soll.

Bin schon gespannt wie stark sich das Team durch die Vision angezogen fühlt und die Mission annimmt. Ich freue mich schon auf die spannende Diskussion.

Aufbauorganisation vs. Projekt

Ein Klassiker in der Literatur ist das Spannungsverhältnis zwischen der Aufbauorganisation und Projekten.

Ist eine Projektstruktur einzig und allein dazu da ein temporäres Vorhaben in einer Organisation umzusetzen, so ist die Aufbauorganisation dazu da die langfristige und nachhaltige Funktionsfähigkeit der Organisation sicherzustellen.

Im Idealfall ergänzen sich diese Aufgaben. Es kommt jedoch immer wieder vor, das kurzfristige Projektinteressen mit Interessen der Aufbauorganisation kollidieren. Genau diese Fälle sind spannend, da genau hier die Führungskräfte, die in dem Spannungsfeld arbeite, gefordert sind.

Für genau die Entscheidungen, die hier anstehen gibt es keine Patentrezepte. Es ist immer ein abwägen zwischen kurzfirstigen Zielen versus langfristigen. Der einzig sinnvolle Ratschlag, den man erteilen kann ist die Entscheidung an solchen stellen sehr transparent zu treffen und sich im Vorfeld die notwendige Zeit zu nehmen erforderliche Diskussionen zu führen.

Ob die getroffene Entscheidung sinnvoll oder nicht sinnvoll war zeigt letztlich nur die Zeit. Was auch immer später bei der Bewertung der Entscheidung herauskommt ist eine Gelegenheit zu Lernen – wenn man sie wahrnimmt. Also …

Was Glauben ermöglicht / verhindert

Wir haben als Menschen alle Überzeugungen, Meinungen, oder Glauben zu vielerlei Themen, die uns beschäftigen, Sachverhalten oder auch über uns selbst. Wenn ich in diesem Artikel über Glauben schreibe meine ich Glauben nicht im religiösen Sinn.

Im Sprichwort  „Glauben versetzt Berge“ steckt bereits die Essenz dessen was ich hier zu diskutieren vorhabe drin.

Wenn wir im Laufe unseres Lebens Erfahrungen machen bilden wir uns ein Modell der Welt. Darin sind auch Glaubenssätze enthalten, die unsere Überzeugung ausdrücken – entweder über uns selbst oder über Objekte in der Welt, die wir kennen.

Z.B.: „Ich bin ein guter Analytiker“ oder „Ich kann nicht singen“ oder „Peter ist ein ein netter Kerl, aber ein schlechter Redner“

Wenn man sich diese Sätze ansieht kann man sehen, dass alle eine Wertung enthalten, die etwas darüber aussagen, was ich oder andere können oder nicht. Genau um diese Art von Glaubenssätzen geht es mir hier.

Diese Glaubenssätze kann man psychologisch als Schalter ansehen. Schalter, die es ermöglichen Dinge zu tun oder auch nicht zu tun. Wenn ich als Führungskraft meine, dass es mir nicht zusteht einer anderen Person zu sagen, was sie zu tun hat, werde ich vermutlich keine effektive Führungskraft sein – bin ich in meiner Rolle aber davon überzeugt, wird mir diese Handlung leichter fallen.

Was kann man tun, wenn man an die „falschen“ Glaubenssätze glaubt?

  1. Anerkennen, das das so ist
  2. Sich die Frage stellen, wieso es gut ist, dass man diese Glaubenssätze hat – auch in welchen Situationen das gut ist.
  3. Sich die Frage stellen, was passiert wenn in einer Situation xy ein anderer Glaubenssatz da wäre. Was wäre dann anders? Wie könnte ich mich dann verhalten? Wäre es besser oder schlechter – für wen?
  4. In einer unkritischen Situation das (möglicherweise) andere Verhalten ausprobieren.

Wenn es mir damit gelingt neue Verhaltensweisen erfolgreich auszuprobieren, werde sich vermutlich auch meine Glaubenssätze ändern. Wichtig ist dabei sich realistische Ziele zu stecken, die zwar herausfordernd sind, aber die Latte so hoch legen, das diese noch erreicht werden kann.

Wie sieht es aus, wenn ich über andere Personen einen Glaubenssatz habe, der nicht sinnvoll ist? Wenn ich als Führungskraft glaube eine Person kann ihre Aufgabe nicht zu meiner Zufriedenheit bewältigen, werde ich mich vermutlich anders verhalten, als ohne diesen Glauben. Es könnte sogar soweit kommen, dass ich durch mein Handeln die Person ins „Scheitern“ treibe (selbsterfüllende Prophezeiung).

Sinnvoll wäre es natürlich, wenn wir die Kontrolle über unsere Glaubenssätze erreichen könnten, um diese zielgerichtet so einzusetzen, dass sich selbsterfüllende Prophezeiungen ergeben, die den Erfolg implizieren. Also jene Schalter eingeschaltet werden, die für eine Situation den meisten Sinn haben, und alle anderen nicht. Und ich denke nicht mehr und nicht weniger ist damit gemeint, wenn man davon spricht, dass Glaube Berge versetzt.

Werte

Führungskräfte agieren in einem Netzwerk aus Menschen. Nun liegt es in der Eigenart der Menschen, dass diese im Laufe ihres Lebens, auf Grund ihrer Prägung, mitunter unterschiedliche Werte entwickelt haben. Manche sind religiös, andere nicht. Manche sind ehrlich, andere nutzen Lücken in Systemen aus und finden nichts dabei. Manches sind sozialistisch, andere konservativ eingestellt,  usw.

Wie auch immer, die Menschen, die geführt werden sind unterschiedlich. Die Führungskraft ist da keine Ausnahme und wird daher auch ihre eigenen Werte mitbringen.

Kann Führung nur dann funktionieren, wenn die Werte ident oder zumindest weitgehend ident sind? Die Antwort kann nur „Nein“ sein. Sonst würde Führung über kulturelle Grenzen hinweg nicht funktionieren und global agierende Unternehmen damit auch nicht funktionieren.

Was für die Führungskraft entscheidend ist, ist die Anerkennung, der Tatsache, dass es unterschiedliche Werte im Team gibt. Auf dieser Basis ist es möglich die Werteunterschiede konstruktiv zu nutzen bzw. möglicherweise demotivierende Werteverletzungen zu vermeiden.

Woran erkenne ich welche Werte ein Mitarbeiter hat? Da hilft nur eines: Die Person wachsam beobachten, gemeint ist ihr Verhalten. Und natürlich mit dem Mitarbeiter reden und Gedanken austauschen über das was wichtig ist.

Interpretation / Wahrnehmung

Wir Menschen sind permanent mit einer Fülle von Informationen ausgesetzt, die es gilt zu verarbeiten. Dabei läuft auch ständig eine Art Monitoringprogramm, das die Informationen filtert und wertet. Dieses Programm ist dafür verantwortlich, dass wir in der Fülle von Information nicht „untergehen“.

Im Laufe unserer Entwicklung, haben wir gelernt, sehr Effizient, mit der Wertung dieser Informationen umzugehen. Wir wissen, ob uns ein Auto gefährlich wird, eine Wortmeldung in einem Meeting einen Angriff darstellt, ob eine Person gute oder schlechte Laune hat, uns der Chef wohlgesonnen ist oder wie sich der Kollege gerade fühlt.

Wir können das einschätzen, da wir ja genug Lebenserfahrung haben, genug Referenzsituationen erlebt haben und auf diesen Fundus an Wissen zugreifen können – nicht explizit, sondern ganz implizit. Es ist uns meistens garnicht bewusst.

Gerade darin besteht die Gefahr.

Weil wir unbewusst  so handeln fangen wir an nur das zu sehen, was wir sehen wollen oder können. Es fällt vielen Menschen schwer nur das wahrzunehmen was da ist. Z.B.:

  • Das gerötete Gesicht des Chefs, könnte heißen, dass es wütend ist, oder auch einfach nur, dass ihm heiß ist.
  • Die verschränkten Arme des Verhandlungspartners könnten bedeuten, dass wir ihn gerade „verloren“ haben, oder aber, dass ihm kalt ist, oder …
  • Die versteinerte Miene des Kollegen kann bedeuten, dass er mich nicht mag, oder nur, dass er heute schlecht gelaunt ist, oder gerade Sorgen hat, oder …

Wenn wir die Hintergründe nicht hinterfragen, werden wir nicht mit Sicherheit sagen könne, was die Ursache ist. Wir werden unsere Annahmen treffen, aber nicht wissen, ob diese wahr sind.

Ich appelliere daran sich in reiner Wahrnehmung zu üben und die Interpretationen bewusst auszuschalten. Man kann das ganz einfach üben. Einfach in ein Kaffeehaus setzten und die Leute beobachten, die auch noch da sind und einfach beschreiben was man sieht und evtl. auch hört.

Probier es einfach mal aus. Du wirst sehen nach kurzer Zeit wird Deine Wahrnehmung präziser und Du gehst Deinen Annahmen weniger auf den Leim.

Authentizität

Wie erreicht eine Führungskraft von Ihren Mitarbeitern respektiert zu werden? Wie kann sie es schaffen, die Mitarbeiter auf einer emotionalen Ebene zu erreichen?

Die Antwort: Authentisch sein ist.

Was heißt das in der Praxis?

Es ist die Auseinandersetzung mit der Frage, was Führen für einen selbst bedeutet. Es ist auch die Auseinandersetzung mit den eigenen Stärken und auch Schwächen. Und es ist die konsequente Positionierung seiner Werte und Verhaltensweisen in Bezug auf seine Mitarbeiter. All das mit der Zielsetzung seine Einheit in optimale Funktionstüchtigkeit zu bringen oder sie in dieser zu halten.

Klingt herausfordernd. Ist es auch.