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Über die Aufgaben von Business Analyse

Business Analyse ist eine Disziplin in der Softwareentwicklung, die sich mit der Fachlichkeit einer Softwarelösung beschäftigt. Sie ist zuständig für die umfassende Beschreibung der Geschäftsprozesse und der Anforderungen an die Software, die diese erfüllen soll.

Wird Business Analyse gut gemacht, ist für die Softwareentwicklung ein hoher Grad an Sicherheit vorhanden, dass die Anforderungen (funktional und nicht-funktional) des Kunden getroffen werden. Sie ist um erfolgreich zu sein natürlich auch von der Einbeziehung des Kunden in die Analyse abhängig. Der Kunde ist hier der Informationslieferant und derjenige, der entscheidet, welche Funktionen die Software zur Verfügung stellen soll.

Die Ergebnisse der Business Analyse dienen dem Softwarearchitekten, eine Softwarearchitektur zu definieren, die für die Entwicklung den strukturellen Rahmen vorgibt.

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Berater und Mitarbeiter

Ich habe öfters schon die Kritik am Einsatz von Beratern gehört. Sie bekämen Geld für Berichte, die mit Informationen gefüllt sind, die im Unternehmen ohnehin evident sind. Sprich der Value-Add null ist.

Ist dem wirklich so? Ich denke es gibt diese Fälle. Sie sind aber ein Ausdruck einer gelebten Kultur, die einen Dialog über Themen der Beratung auf Ebene der Mitarbeiter nicht erlauben oder nicht vorsehen.

Ich finde das schade, da es ja eigentlich von Misstrauen im Unternehmen zeugt .Dabei könnte man dieses Misstrauen leicht mit einem Dialog über den Nutzen der Beratung entschärfen bzw. vermeiden.

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Über den Einsatz von Beratern

Der Einsatz von Beratern ist in der Wirtschaft eine gängige Praxis. Diese hat viele Vorteile aber es gibt auch Dinge die beim Einsatz von Beratern zu beachten sind.

Einige Vorteile sind:

  • Berater bringen Expertenwissen mit, das im Unternehmen evtl. nicht zur Verfügung steht.
  • Sie haben einen umfassenden Überblick über Geschäftsdomänen, der intern nicht zur Verfügung stehen könnte
  • Sie bringen eine Außensicht mit, die Betriebsblindheit bei Problemlösungen vermeiden lässt
  • Sie sind eine zusätzliche Ressource, die ins Spiel gebracht werden kann, wenn intern keine Ressourcen zur Verfügung stehen.

Mit all den Vorteilen ist aber auch zu beachten, dass Berater zumeist temporäre Aufträge haben. Gute Berater werden daher vorschlagen einen Wissenstransfer bzw. –aufbau zu machen für die Zeit nach ihrer Beratertätigkeit.

Geht es bei der Beratung um Analysen, so muss sichergestellt sein, dass die Berater die notwendigen internen Experten bzw. Informationen zur Verfügung gestellt bekommen, um aussagekräftige Analysen durchzuführen. Es muss auch auf die Analysetiefe geachtet werden, damit das Ergebnis in einem realistischen Bezug zur Realität gesetzt werden kann.

Insgesamt stellen Berater eine gute Ergänzung zu internen Ressourcen dar, wenn ihr Einsatz gut geplant ist und je nach Beratungstyp die Ergebnissicherung eingeplant wird.

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Prozesse und deren Umgehung

Prozesse sind wichtig um für Arbeitsvorgänge ein standardisiertes Vorgehen verfügbar zu haben. Dadurch kann eine Organisation und damit jeder einzelne Mitarbeiter effizient arbeiten. Prozesse schaffen auch Klarheit darüber wer was in welcher Reihenfolge zu tun hat. Prozesse erlauben auch Planungssicherheit herzustellen.

Was passiert aber, wenn durch Machteingriffe Vorgesetzter in Prozesse eingegriffen wird und damit der Sinn der Prozesse in Frage gestellt wird?

Neben der Frustration in der Belegschaft, die dieses Vorgehen auslösen wird ergibt sich auch eine potentielle Destabilisierung der Prozesse (zumindest temporär).

Generell nützen Prozesse der Sache, der sie dienen. Führt man sie im Management ad absurdum muss man sich als in der Sache beteiligter Manager über die Auswirkungen bewusst sein. Es gilt abzuwägen, ob man nicht genau mit einer solchen Aktion ein Zeichen setzt, das in der Wahrnehmung der Belegschaft den Prozess  als unwichtig gesehen wird.

Ich bin der Meinung, dass Prozesse da sind, damit sich jeder daran hält. Die Aufgabe des Management muss es also sein, den Prozess zu schützen und keinesfalls zu umgehen. Wenn der Prozess den Anforderungen nicht genügt und Ad-Hoc-Entscheidungen notwendig werden, muss der Prozess danach geändert werden, so dass er den Fall, der die Ad-Hoc-Entscheidung notwendig machte, in Zukunft unterstützt.

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Architektur

Architektur ist in der IT kein Selbstzweck. Architektur strukturiert die Systeme und schafft Ordnung. Gute Architektur hilft die nicht-funktionalen Anforderungen zu erfüllen (Wartbarkeit, Stabilität, Leistungsfähigkeit, möglichst kleine Änderungsaufwände etc.). Die Qualität der Architektur ist der Grad der Erfüllung dieser Anforderungen.

Schlechte Architektur zeigt sich, wenn Änderungen am System nicht mehr verlässlich abgeschätzt werden können bzw. immer das „gesamte System“ angegriffen werden muss – um zwei Beispiele zu nennen.

Als Manager in der IT ist es daher wichtig gute, zukunftssichere Architektur anzustreben. Das heißt sich mit der Zukunft beschäftigen und Anforderungen vorwegnehmen. Mit dem Ansatz kann man in der IT Aufwände minimieren.

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Krisenmanagement mit Scrum

Heute habe ich mich mit einem Kollegen gemeinsam entschieden Scrum als Methodik einzusetzen, um ein ins Strudeln geratenes Projekt wieder auf einen guten Weg zu bringen. Wir werden die Elemente Product Backlog, Sprint Backlog, Impediment Log, Sprint Planning Meetings und das Burndown Chart verwenden, um dem Team Klarheit über die anstehenden Aufgaben zu geben. Zusätzlich wird es tägliche Scrum Meetings geben – strickly time boxed natürlich.

Ich bin schon gespannt wie sich die Sache entwickelt. In jedem Fall bin ich zuversichtlich, da ich bereits die positiven Effekte des Sichtbarmachens der Handlungen in einen Team erleben durfte.

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Gewaltfreie Kommunikation …

… ist eine Kommunikationsschule nach Marshall B. Rosenberg. Gewaltfreie Kommunikation hilft in einem dramafreien Umgang mit unterschiedlichen Situationen.

Das Grundkonzept ist dabei folgendes:

  1. Beschreibung einer Beobachtung, ohne eine Bewertung vorzunehmen
  2. Ausdruck eines Gefühls, das mit der Beobachtung in Verbindung steht
  3. Formulierung des hinter dem Gefühl liegenden Bedürfnisses
  4. Formulierung einer Bitte um eine konkrete Handlung

Dieses Muster erlaubt es auf Basis von Empathie eine dramafreie Kommunikation mit Gesprächspartnern herbeizuführen, auch wenn die Ausgangssituation nicht ideal ist. Es bedarf natürlich einiger Übung und das oben beschriebene Muster ist als Leitlinie gedacht und muss nicht stur verwendet werden.

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Bestellprozesse

Große Unternehmen haben oft Bestellprozesse, die es ermöglichen zu günstigen (ausverhandelte) Preisen bestimmte Waren einzukaufen. Das ermöglicht Kosten gering zu halten – wirtschaftlich eine gute Sache. Manchmal passiert aber auch, dass z.B. ein Buch in der Buchhandlung ums Eck oder im Online-Bookstore verfügbar ist, aber der hauseigene Lieferant Wochen braucht, um das Buch zu beschaffen … seufz.